ISAM Tarjouspyyntö

ISAM 2029 Helsinki – kansainvälinen konferenssi

Päihdelääketieteen yhdistys ry hakee kumppania kansainvälisen ISAM 2029 Helsinki -konferenssin kokonaisvaltaiseen tapahtumatuotantoon. Kansainvälinen ja poikkitieteellinen päihdelääketieteen tapahtuma järjestetään Helsingissä 4.–9.6.2029. Konferenssin työkieli on englanti.

ISAM 2029 konferenssin arvioidaan kokoavan yhteen 300–500 osallistujaa eri puolilta maailmaa. Osallistujamäärä voi olla myös tätä suurempi. Kokonaisuuteen sisältyy tieteellinen ohjelma, erilaista oheisohjelmaa, kokouksia sekä näyttelyosasto.

Aikataulu

Tarjouksia otetaan vastaan 30.4.2026 klo 15.00 saakka. Yhdistyksen hallitus valitsee konferenssitoimiston. Tarjous tulee toimittaa suomen- ja englanninkielisenä yhdistyksen tekniselle sihteerille sähköpostitse: kari.halttu@paly.fi

Tarjouksen sisältö

Tarjouksen tulee sisältää kuvaus vähintään seuraavista osa-alueista:

1.    Kokonaisvaltainen projektinhallinta
2.    Budjetointi
3.    Maksuliikenteen hallinta (laskutus, korttimaksut, kansainvälinen maksuliikenne)
4.    Maksujen kerääminen kongressin pääjärjestäjän nimiin ja lukuun siten, että maksuliikenne on erillään konferenssitoimiston omasta liiketoiminnasta. ALV-velvollisuus pääjärjestäjän mukaisesti 0 %.
5.    Näytteilleasettajamyynnin toteutus ja hallinnointi sekä lääkeyhtiöitä koskevien säädösten edellyttämät selvitykset
6.    Sponsori- ja kumppanipakettien suunnittelu sekä myynti
7.    Tieteellisen ja muun ohjelman tuotannon tuki
8.    Markkinointi
9.    Online-raportointi järjestäjäorganisaatiolle
10. Tapahtumasivuston ja mobiilisovelluksen toteutus (tapahtumalle on jo olemassa domain ja palvelinsopimus)
11. Viestintäpalvelut
12. Ilmoittautumisjärjestelmä
13. Pääsynhallinta (QR-, RFID- tai badge scanning -ratkaisut)
14. Tapahtuman paikan päällä -palvelut
15. Kokoustekninen toteutus
16. Abstraktien hallintajärjestelmä, mukaan lukien hallintapaneeli tieteelliselle toimikunnalle
17. Palaute- ja kyselyjärjestelmät
18. Tietoturva sekä GDPR-vaatimusten täyttäminen
19. Vastuullisuus- ja ympäristötoimet

Tarjouksia arvioitaessa huomioidaan erityisesti:

· kokemus kansainvälisten tieteellisten kongressien toteuttamisesta

· toimialatuntemus ja kohderyhmän tuntemus

· projektinhallinnan laatu ja käytettävissä olevat resurssit

· taloudellinen malli ja sen läpinäkyvyys

· teknisten ratkaisujen toimivuus

· tarjottavien palvelukokonaisuuksien kattavuus

· referenssit

· hinta-laatusuhde

Päihdelääketieteen yhdistys ry pidättää oikeuden pyytää tarjouksiin tarkennuksia sekä käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa ennen lopullista valintaa.

Lisätietoa ISAM-tapahtumista

Tapahtuman verkkosivut:
https://www.isam2029helsinki.org/

ISAM 2026:
https://www.isam2026rotterdam.org/

ISAM-organisaatio:
https://isamweb.org/

Päihdelääketieteen yhdistyksen verkkosivut:
https://paly.fi

Päihdelääketieteen yhdistys ry:n puolesta

Helsingissä 24.3.2026

Margareeta Häkkinen
puheenjohtaja
Päihdelääketieteen yhdistys ry